Vor einigen Wochen hatte ich bereits lamentiert, dass das Thema Projektmanagement auf dem Mac sträflichst vernachlässigt wird. Nun habe ich durch Zufall festgestellt, dass eine von mir erwähnte Software, Merlin von den ProjectWizards, von einem guten alten Bekannten veröffentlicht wurde, der als gestandener Projektmanager sehr viel Herzblut in diese Software investiert hat, so dass ein zu Recht erfolgreiches Produkt entstanden ist. Hinzu kommt, dass ich vor kurzem von einem Projektmanager bei Apple erfahren habe, dass auch Apple selbst intern Merlin nutzt. Grund genug, sich diese Software genauer anzusehen.
Erwähnt hatte ich auch, was ich unter einem Projekt und unter Projektmanagement verstehe. Betonen sollte ich auch noch mal, dass ich Projektmanagement-Software aus der Perspektive eines PMPlers betrachte (PMP steht für Project Management Professional und ist die Zertifizierung des Project Management Institute, PMI). Man mag über Zertifizierungen denken was man will, Projektmanagement ist mehr als die Erstellung eines Gantt Charts, und ich hätte mir gewünscht, dass ich mir die durch die PMP-Zertifizierung handwerklichen Fähigkeiten schon früher angeeignet hätte – es hätte mir und den Projekten zum Vorteil gereicht.
In der PMI-Welt wird ein Projekt zunächst formal ausgewählt (d.h. durch Net Present Value oder andere Techniken rational anderen möglichen Projekten vorgezogen), die Ziele werden bestimmt und zum Ende der Initialisierungsphase wird eine Project Charter erstellt. In der Planungsphase beginnt man mit dem Scope Statement, erstellt eine Work Breakdown Structure (WBS) und ein WBS Dictionary, ein Netzwerk-Diagramm, einen Risk Management-Plan, einen Schedule (z.B. Gantt Chart) und so weiter und so fort. In der Realität beginnen viele Projektmanager mit dem Gantt Chart: Eine Art WBS wird in MS Project eingetragen, d.h. alle Arbeitspakete werden untereinander aufgelistet, eventuell werden sie sogar gruppiert, und dann vermischen sich die Aufwandsabschätzungen, das Identifizieren von Abhängigkeiten, die Zuteilung von Ressourcen usw. miteinander. Es gibt gute Gründe, einen Schritt nach dem anderen zu machen, d.h. zuerst die WBS (Was soll gemacht werden?), dann das Netzwerk-Diagramm (In welcher Reihenfolge sind die Arbeitspakete durchzuführen?) und dann erst der Schedule (wann werden die Arbeitspakete durchgeführt?). Ein guter Grund ist, dass man mit dem Kunden, auch oder vor allem wenn es ein interner Kunde ist, den Umfang (Scope) eines Projektes diskutieren kann, ohne dass der Kunde in Tränen ausbricht, weil er auf dem Gantt Chart sieht, dass sein Projekt 3 Quartale später als erhofft fertig wird. Das bedeutet nicht, dass man die WBS nie wieder anfasst, aber die Visualierung der abzuliefernden Artefakte in der Diskussion mit Stakeholdern lässt die Wahrscheinlichkeit von Änderungen geringer werden.
In der Windows-Welt arbeite ich, wie schon gestanden, mit WBSChart Pro und neuerdings auch mit PERT Chart Expert. Mit einem Knopfdruck wird eine in WBS Chart Pro erstellte WBS in ein PERT Diagramm in PERT Chart Expert exportiert, in welchem man dann die Abhängigkeiten erstellt. Noch ein Knopfdruck, und man hat ein Gantt Chart in MS Project. Dieses Software-Triumvirat kommt meiner Meinung nach dem Ansatz des PMI auf der Windows-Plattform am nächsten. Risikomanagement fehlt allerdings komplett in diesem Szenario.
Nun aber endlich zu Merlin: Der Charme dieser Software liegt darin, dass man mit einer Software, man muss eigentlich von einer Projektmanagement-Umgebung sprechen, fast alle notwendigen Arbeiten durchführen kann – Alles ist unter einem Dach. Gleichzeitig kann der MS Project-gewöhnte Projektmanager sofort loslegen mit der Erstellung eines Gantt-Chart, aber durch Merlin wird er dazu hingeführt, dass für richtiges Projektmanagement mehr machbar ist.
Für die WBS-Erstellung wird in der Hilfe angeregt, NovaMind zu nutzen, auch wenn hier davon gesprochen wird, dass eher ein Mindmap als eine WBS erstellt wird (die Project Wizards sprechen von einem Projektstrukturplan, was im deutschen PMBOK als Übersetzung für Work Breakdown Structure verwendet wird). Merlin kann seit der ersten Version NovaMind-Dateien importieren, und auch wenn die damit erstellten Mindmaps anders aussehen als die Kastendiagramme im PMBOK würde ich von einer WBS sprechen. Selbstverständlich kann man die WBS auch in der Gliederungsansicht von Merlin erstellen, dies entspricht aber dann eher dem Eingeben von Arbeitsvorgängen in MS Project.
Nun käme nach dem oben beschriebenen Ansatz das Netzwerk-Diagramm. Merlin bietet eine Netzwerkdiagramm-Ansicht, allerdings habe ich es nicht hinbekommen, die einzelnen Vorgänge miteinander zu verbinden und somit die Abhängigkeiten zu bestimmen. In der idealen Welt (und PERT Chart Expert auf Windows ist eine ideale Welt für mich momentan) wird sogar sofort automatisch der kritische Pfad angezeigt. Anscheinend müssen bei Merlin die Abhängigkeiten in der Gliederungsansicht erstellt werden.
Beim Erstellen der Gantt Charts ist Merlin unschlagbar, es gibt keine Software für den Mac, die auch nur annähernd so intuitiv zu bedienen ist.
Sehr schön, wenn auch ein anderer Ansatz als in meiner eigenen Risiko Management-Software, ist der Umgang mit Risiken. Risiken können quantitativ wie auch qualitativ analysiert werden. Hier wird auch noch ein weiterer Vorteil von Merlin deutlich: Sämtliche zusätzlichen Informationen, und dazu werden hier auch Risiken gezählt, sind in Merlin verwaltbar. Was zunächst trivial klingt ist in Wirklichkeit etwas, was ich mir unter Windows auch wünschen würde: Für die meisten Projekte werden sehr viele Dokumente erstellt (hoffentlich unter anderem auch eine Project Charter!), und diese werden in verschiedenen Versionen an alle Beteiligten gesandt. Merlin erlaubt es, diese Informationen in einem Interface zu sammeln inklusive Versionskontrolle! Schade nur, dass man noch keine E-Mails von mail.app per Drag & Drop rüberziehen kann. Aber auch so ist diese Funktionalität für Informations-überladene Projektmanager eine Rettung.
Merlin bietet noch sehr viel mehr Features, mehr als ich hier besprechen könnte. Zwar wird hier nicht der PMI-Ansatz “wie aus dem Lehrbuch” abgebildet, aber dafür bietet Merlin eine Umgebung, die der Realität der von Projektmanagern durchzuführenden Arbeiten näher kommt als jede andere Software auf dem Mac. Und auch gegenüber manchen Windows-Produkten steht Merlin besser da, vor allem gegenüber MS Project. Unschlagbar auch der Preis von 145 Euro. Wenn die ProjectWizards nun dem PMBOK noch näher kämen… dann wäre der Mac DIE Plattform für Projektmanager, denn auch wenn der PMI-Ansatz der Realität manchmal entfernt scheint, müssen wir versuchen, in diese Richtung zu kommen, um aus einer Jobbezeichnung, die sich jeder aneignen kann, einen richtigen Beruf zu gestalten, dessen handwerklichen Fähigkeiten als Vorteil im Unternehmen angesehen werden. Auch hier ist Merlin schon auf einem guten Weg: So ist es zum Beispiel möglich, eingetroffene Risiken zu dokumentieren und somit die vom PMI geforderten historischen Daten zu generieren: Denn auch wenn jeder sagt, dass Daten vergangener Projekte hilfreich wären für die Planung neuer Projekte, so werden sie in den meisten Unternehmen entweder nicht erstellt oder sie werden nicht beachtet (“Dieses Mal klappts besser, warum sollte Best Case-Planung nicht auch klappen?”)…
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Hier ein cooles freeware-Tool für Projektstrukturpläne: http://www.wbs-tool.net.
Leider nicht für den Mac…
die nachfrage nach projektmanagement am mac nimmt in jedem fall zu. wir haben eine seminarreihe zu projektmanagement am mac aufgesetzt, in deren zentrum ebenfalls merlin steht.
wir haben uns die gängigen softwarepakete zu pm am mac angeschaut und waren von merlin überzeugt, und können diese überzeugung auch unseren kunden vermitteln.
das mit frank blome eine pm-profi hinter merlin steht, merkt man tatsächlich, wenn man damit abeitet. die abbildung von einzelnen standards finde ich nicht vorrangig, wichtiger ist, dass in der praxis damit gearbeitet werden kann. und das funktioniert super.